Als zakenman met plannen om internationale zendingen te doen, moet je vertrouwd raken met het inklaringsproces. Wanneer je goederen van het ene land naar het andere moet verplaatsen, moeten ze langs het inklaringskantoor voor goedkeuring door een douanebeambte.
Voor internationale zendingen moeten alle goederen door de douane voordat ze het land van invoer in mogen. Daarnaast moet de verzender de inklaring in het land van uitvoer doorlopen voordat de vracht mag vertrekken.
Tijdens het inklaringsproces moet je douanedocumenten overleggen die het volgende bevatten:
- Commerciële factuur
- Paklijst
Alle genoemde documenten moeten worden overgelegd, net als alle andere documenten waar de douanebeambten om kunnen vragen.
Bovendien legt elk land invoerrechten en belastingen op op basis van hun beleid en internationale handelswetten. De douanerechten en belastingen zijn essentieel voor de economische stabiliteit en groei van het land.
Als internationale expediteur moet je vertrouwd zijn met de invoerrechten en -voorschriften van de landen van waaruit je gaat verzenden.
Wat is inklaring?
Expediteurs voeren dit proces uit bij internationale zendingen om producten van het ene land naar het andere te laten gaan via de grenzen. Als de expediteur of verlader zich klaarmaakt voor vertrek, moet hij met alle documentatie naar de douane gaan. De vereisten en het proces kunnen van land tot land verschillen door verschillen in beleid.
Daarnaast is inklaring een document dat de expediteur of verlader van de douane krijgt en dat aangeeft dat de vracht is goedgekeurd. Het inklaringsdocument moet aangeven dat de expediteur alle douanerechten en belastingen heeft betaald en dat de vracht is goedgekeurd voor verzending.
Inklaringskosten
De douaneautoriteiten eisen dat je een aantal kosten betaalt om een inklaring te krijgen. De prijzen verschillen per land en je kunt onderzoek doen naar de mogelijke kosten die worden opgelegd door de landen waarnaar je exporteert en importeert. De inklaringskosten omvatten het volgende:
Invoerrechten
Het importerende land legt invoerrechten en -belastingen op op basis van zijn intern invoerbeleid. De invoerrechten en -belastingen kunnen verschillen afhankelijk van het soort vracht, de waarde van de goederen en de grootte van de zending.
Het doel van het opleggen van invoerrechten tijdens het inklaringsproces is het controleren van de goederen die vanuit andere landen een land binnenkomen en het behouden van het concurrentievermogen.
Uitvoerrechten
Exportheffingen en -belastingen zijn zeldzaam in de meeste landen omdat ze contraproductief kunnen zijn. Dat komt omdat verzenders liever wegblijven uit landen die hen een vergoeding vragen om hun producten te kopen.
Een exporterend land kan nog steeds invoerrechten en belastingen heffen om zijn winst te verhogen of om de producten schaars te maken. Als een product schaars is op de markt, zal de vraag toenemen en kan het exporterende land de prijs verhogen.
Daarom moet je onderzoeken of de exporterende landen heffingen en belastingen heffen op de producten die je gaat verzenden.
Tarieven
Als expediteur moet je mogelijk ook tarieven betalen voordat je wordt ingeklaard door een douanebeambte. Enkele van deze tarieven zijn
Ad valorem
De overheid kan een belastingpercentage heffen op een internationale zending dat afhankelijk is van de waarde van de vracht. Dit betekent dat de waarde van de goederen bepaalt hoeveel je aan tarieven moet betalen.
Samengestelde tarieven
De overheidsinstantie kan een minimum- en maximumlimiet instellen voor tarieven die specifiek zijn voor een bepaalde categorie. Het tarief kan bijvoorbeeld worden vastgesteld op 4% voor $USD10/lb.
Specifieke tarieven
De overheidsinstantie kan ook een geldbedrag bepalen voor de hoeveelheid of het gewicht van de vracht. Het specifieke tarief kan bijvoorbeeld $USD 1/LB zijn.
Voor een vlotte douaneafhandeling moet je ervoor zorgen dat je vracht de juiste vrachtclassificatie heeft en dat alle documenten efficiënt zijn ingediend.
Documenten voor inklaring
Wanneer je naar het douanekantoor gaat, moet je ervoor zorgen dat de douaneaangiftedocumenten beschikbaar en naar behoren ingevuld zijn. Het douaneaangifteformulier moet een lijst bevatten van alle producten in de vracht. De volgende documenten moeten ook aanwezig zijn:
Commerciele factuur
Een commerciële factuur geeft aan dat de transactie tussen verkoper en koper is afgerond. Je moet ervoor zorgen dat de factuur alle cruciale informatie bevat en dat de producten goed geserialiseerd zijn. Verder kun je de factuur vervangen door een douanefactuur.
Op een commerciële factuur staat onder andere de volgende informatie:
- Uw gegevens, inclusief naam en adres
- De gegevens van de persoon die de zending ontvangt
- Locatie van bestemming van de zending
- Referentienummer verzender
- De eenheidsprijs van de vracht
- Meeteenheid
- Een gedetailleerde beschrijving van de lading
- Het volume en gewicht van de lading
- Voorwaarden voor de verkoop van goederen
- Betalingsvoorwaarden voor de goederen
- Het serienummer en de datum van de factuur
- De gewenste valuta voor de transactie
- De commerciële waarde van de factuur
- De totale kosten van de lading
- De totale verzendkosten
- Details van de vrachtverzekering
- Informatie over eventuele belastingen en ontvangsten, indien mogelijk
- De door beide partijen overeengekomen incoterms
- De verzendmethode van de vracht
- De benodigde certificeringen
- Eventuele extra kosten voor de vrachtzending
- Markeringen verpakking
Tijdens de inspectie van douanedocumenten controleren de douanebeambten of alle gegevens op de handelsfactuur overeenkomen met de inhoud van de vracht voordat ze de inklaring geven.
Export- en importvergunning
Je hebt een export- en importvergunning nodig om vracht succesvol van het ene land naar het andere te vervoeren. In sommige gevallen is de vergunning niet verplicht. Je kunt met een douane-expediteur overleggen om te bepalen of je vracht een export- en importvergunning nodig heeft. Een van de manieren waarop je kunt weten of de vracht een vergunning nodig heeft om geëxporteerd of geïmporteerd te worden, is door te controleren of de vracht verboden is.
Daarnaast moet je een vergoeding betalen voor de licentie. De te betalen vergoeding hangt af van de douaneregels. Verder moet je van beide landen een vergunning krijgen voordat je met het verzendproces kunt beginnen.
Paklijst
Als je een vlotte douaneprocedure wilt, kun je het beste een gedetailleerde paklijst hebben met alle items in een zending. Het transportbedrijf moet alles op de lading vermelden en de lijst op de vracht plakken. Dit maakt het voor de douaneagent gemakkelijk om de lijst te controleren en de items te vergelijken met wat er in de zending zit. Bovendien moet de lijst tot in het land van bestemming bij de vracht blijven om alles te kunnen volgen.
Land van herkomst
Als je internationaal wilt verzenden, kan het zijn dat je dit document bij de douane moet laten zien. Het land-van-oorsprong-document wordt afgegeven door het exporterende land en geeft aan dat zij het product of de goederen produceren.
Proforma factuur
Zodra je als verkoper een transactie met de koper hebt bevestigd, stuur je hem een proforma-factuur. Idealiter fungeert de proforma factuur als een overeenkomst tussen de partijen en wordt deze in sommige landen gebruikt in plaats van een commerciële factuur. In dergelijke gevallen kunnen de douaneagenten de proforma factuur gebruiken voor de berekening van belastingen en heffingen. Zorg er niettemin voor dat je met een douane-expediteur hebt gesproken om te beslissen of de proforma factuur nodig is en of de doellanden deze zouden accepteren als vervanging voor de commerciële factuur.
Verzendingsfactuur
Tijdens het inklaringsproces moeten douanebeambten de waarde van de geëxporteerde vracht bepalen. De beoordeling wordt gemaakt aan de hand van de vrachtbrief. Zodra je schip is ingeklaard om het land van uitvoer te verlaten, dient een douanebeambte de vrachtbrief in.
Consulaire factuur
Je kunt deze factuur krijgen van het consulaat in het land van invoer. Het doel van een consulaire factuur is hetzelfde als dat van een commerciële factuur. Het nadeel van een consulaire factuur zijn de douanekosten, die hoger zijn dan bij een commerciële factuur.
CN22- en CN23-formulieren
Als je vracht uit een land in de Europese Unie (EU) exporteert, moet je de formulieren CN22 en CN23 invullen. Welk formulier je precies moet invullen, hangt af van de waarde en het gewicht van de vracht.
Bill Of Lading
Dit is een ontvangstbewijs dat wordt uitgegeven door de scheepseigenaar of kapitein die verantwoordelijk is voor je vracht. De documenten bevatten alle verzonden items en worden aan een douaneagent overhandigd voor inspectie en inklaring.
Bill Of Entry
Zodra je een douane-expediteur hebt ingehuurd, is deze verantwoordelijk voor het indienen van een bill of entry voordat de zending aankomt in de haven. Het inklaringsdocument is essentieel voor het inklaringsproces en moet worden ingediend voordat het douanekantoor je zending kan beoordelen.
Vrachtverzekering
Als je een vrachtverzekering hebt gekocht, moet je de documentatie tijdens het inklaringsproces aan het douanekantoor laten zien. De verzekeringsbewijzen zijn cruciaal bij het bepalen van de verschuldigde invoerrechten. De documenten van de vrachtverzekering zijn echter niet nodig als je ervoor hebt gekozen om je vracht niet te verzekeren tegen verlies en schade.
Inklaringsproces
Er zijn verschillende stappen in het inklaringsproces. Hoewel de meeste stappen hetzelfde blijven voor de meeste soorten vracht, kunnen er verschillen zijn afhankelijk van het soort goederen dat je verzendt. Bovendien kan het proces worden beïnvloed door de verzendwijze die je voor je vracht kiest. Dit zijn de meest voorkomende stappen in het inklaringsproces:
Document inspectie
De douanebeambte zal je in dit stadium vragen om alle bovenstaande documenten te tonen. De douanebeambte controleert vervolgens de documenten en verifieert de verstrekte informatie. Bovendien controleert de douanebeambte of de documenten volledig en juist zijn. Om tegenslagen tijdens de inspectie van douanedocumenten te voorkomen, kunt u een douane-expediteur inhuren om de documenten te controleren voordat u ze aanbiedt bij het douanekantoor.
De handelsfactuur is het belangrijkste document waarvan je zeker moet zijn dat het beschikbaar en correct ingevuld is. Dit document bevat de gegevens van de verzender, de koper, het scheepsnummer en de exportdatum. Deze gegevens zijn cruciaal voor het verkrijgen van goedkeuring om te exporteren. Het inklaringsproces kan alleen beginnen als de documenten in orde zijn.
Berekening van belastingen en heffingen
De douanebeambte gebruikt de documenten die je hebt verstrekt, zoals facturen, om de rechten en belastingen te berekenen. De rechten en heffingen op goederen verschillen afhankelijk van het soort, gewicht, volume, waarde en de douanewetgeving. De berekeningen worden gemaakt op basis van de vastgestelde normen voor invoerrechten. Het vaststellen en berekenen van belastingen kan een hectisch proces zijn en het zou helpen als je de diensten van een douane-expediteur inroept.
Belastingen en heffingen en Incoterms Keuze
Zodra de belastingen en heffingen zijn berekend, krijg je het totale bedrag te zien dat je moet betalen. De douanebeambte zal de betaling doorverwijzen en verifiëren als je de belastingen en heffingen al hebt betaald. Bovendien kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht als je beperkte goederen verzendt. Je kunt kiezen uit de volgende betaalmethoden voor invoerrechten en belastingen:
- Deliver Duty Unpaid (DDU): Hier heb je te maken met onbetaalde invoerrechten en belastingen. De douaneagent stuurt de gegevens van je zending door naar een onafhankelijke douane-expediteur die het verschuldigde bedrag int.
- Delivered Duty Paid (DDP): In dit geval worden de invoerrechten en belastingen betaald. De meeste koeriersdiensten geven de voorkeur aan deze betaalmethode. Bij deze betaalmethode worden de invoerrechten en belastingen namens de douane geïnd door douaneagenten. Dit betekent dat de verzendkosten inclusief invoerrechten en belastingen zijn. Als je een probleemloze verzending wilt, kun je het beste de DDP-methode gebruiken.
Douane
Dit is de laatste stap nadat alles is ingeklaard, inclusief belastingen. Het douanekantoor geeft de zending vrij voor levering op de aangegeven bestemming. Het is gemakkelijk om ingeklaard te worden als je alle documentatie hebt.
Tijd die nodig is tijdens het inklaringsproces
Het inklaringsproces neemt weinig tijd in beslag als je documenten nauwkeurig en volledig zijn. Bovendien hangt de tijd die nodig is voor de inklaring ook af van de betrokken landen. Daarom kan het inklaringsproces dagen, weken of maanden duren.
Kosten van inklaring
De inklaringskosten staan niet vast en zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de modaliteit en de snelheid van de inklaring. Je kunt de douanebeambte vragen wat de gemiddelde douanekosten zijn die je moet betalen. Je kunt dan de douanekosten betalen en het ontvangstbewijs ophalen voor de documentatie.
Het opruimproces vereenvoudigen
Hoewel er vier stappen zijn in het inklaringsproces, kan het complex en stressvol zijn, vooral als het de eerste keer is dat je een zending verstuurt. Hier lees je hoe je het proces gemakkelijker kunt maken:
Zorg ervoor dat je papierwerk volledig en nauwkeurig is
Onjuistheden in je papierwerk kunnen het inklaringsproces vertragen. Dit komt omdat de eerste stap de inspectie van documenten is, en de douanebeambte controleert of alle details kloppen. Als de douanebeambten de documenten onvolledig of onjuist vinden, wordt de zending niet ingeklaard. Dit kan u als verzender duur komen te staan.
Als de douane je goederen vasthoudt in afwachting van de inklaring, is dat duur omdat je wachtgeld moet betalen. Bovendien kan de vertraging duur zijn voor je bedrijf. Om er zeker van te zijn dat je documenten in orde zijn, kun je ze door een expediteur laten controleren voordat je naar de douane gaat.
Huur een professionele expediteur in
Het lijdt geen twijfel dat het verzendproces complex is, vooral bij grensoverschrijdende zendingen. Voor een gemakkelijke verzendervaring kun je een expeditiebedrijf inhuren om het inklaringsproces af te handelen. Het belangrijkste doel van expediteurs is om importeurs te helpen.
Zorg er bovendien voor dat je een beroep doet op ervaren expediteurs omdat zij alles weten over douaneprocedures. Bovendien kan een professional de totale verzendkosten helpen drukken.
Wees je ervan bewust dat het inklaringsproces bij elke tussenstop plaatsvindt
Bij een internationale zending waarbij het schip meerdere tussenstops moet maken, moet het door de douane. Je moet je hiervan bewust zijn om een handige verzendmethode te kiezen. Terwijl een schip bijvoorbeeld langs verschillende douanediensten moet, gaat luchtvracht alleen langs de douane in het land van bestemming.
Internationale wetten en douanevoorschriften begrijpen
Als internationale expediteur is het essentieel om basiskennis te hebben van internationale wetten en douaneregels. Bovendien moet je begrijpen dat deze op elk moment kunnen veranderen en je inklaringsproces kunnen beïnvloeden. Daarom is het het beste om veranderingen in wet- en regelgeving voor te blijven om ongemakken te voorkomen.
Documenten aan de lading bevestigen
Zorg ervoor dat de paklijst, vrachtbrief en facturen bij de vracht zijn gevoegd zodat ze toegankelijk zijn tijdens inspecties. De douanebeambte die je zending controleert, zal je lading gemakkelijk verifiëren en controleren als alle essentiële documenten zijn bijgevoegd. Bovendien kunnen de documenten helpen bij het traceren van de goederen tijdens het verzendproces.
De lading goed inpakken
Het inklaringsproces wordt hectisch als de vracht verkeerd is verpakt. Dit komt omdat het inspecteren en inklaren van de zending veel tijd in beslag neemt. Als je de lading dus verkeerd verpakt voor verzending, zal dat de verzending vertragen en waarschijnlijk veel geld kosten. Bovendien zorgt het goed verpakken van je vracht ervoor dat het veilig is tijdens het transport.
Soorten inklaringsprocedures
Er zijn verschillende soorten inklaringsprocedures, waaronder de volgende:
Algemene douaneafhandeling: Dit is het proces dat hierboven in dit artikel wordt uitgelegd, en de documenten en vracht worden normaal beoordeeld.
Verwachte (pre-arrival) douane-inklaring: Het inklaringsproces kan al beginnen voordat de zending bij het douanekantoor aankomt. In dit geval kun je fysieke of digitale documenten vooruitsturen voor goedkeuring voordat de vracht aankomt. In dit geval moeten de documenten echter wel nauwkeurig zijn en moet alle informatie op verzoek worden verstrekt.
Snelle inklaring: Dit is het proces voor het inklaren van zendingen die onmiddellijke vrijgave vereisen, zoals bederfelijke goederen, vracht die nodig is om een leven te redden, vracht met een hoge waarde zoals edelstenen, gevaarlijke producten en lading onder spanning.
Uitgestelde vrijgave: Dit gebeurt wanneer de downloaddatum al is verstreken.
Conclusie
Hoewel het inklaringsproces hectisch en soms ingewikkeld is, is het verplicht bij internationale verzending. Als je niet bekend bent met het verzendproces, huur dan een expeditiebedrijf in om je te helpen met het inklaringsproces. Zorg ervoor dat je vertrouwd bent met het inklaringsproces en alle vereisten voor een vlotte afhandeling.
Zorg er vooral voor dat je alle douanedocumenten hebt voordat je aan het proces begint. Als je het proces echter graag alleen afhandelt, hopen we dat dit artikel nuttig is geweest.